如何提高工作效率?【艾維利時間管理法】5 個步驟,世界公認簡單又有效的方法!

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Ivy Lee Time Management Act featured image

覺得自己工作沒效率嗎?是不是很多工作,都要花相當大的時間精力去完成呢?每個人的時間都是 24 個小時,總是有人做事效率特別快,是不是有什麼訣竅,還是天賦的差異?

其實工作要有效率並不難,而且世界上有一個公認好用的方式,「艾維利時間管理法」,已經被使用超過 1 個世紀。這篇文章帶你來了解。

the ivy lee method helping people become more productive at work


名稱

中文:艾維利時間管理法
英文:Ivy Lee Time Management Act / The Ivy Lee Method


由來

1918 年,當時美國有一間大型鋼鐵公司 (Bethlehem Steel Corporation),總裁是 Charles M. Schwab 施瓦布,他也是當時最有錢的富人之一。有一天 Schwab 想要提升公司的團隊工作效率,邀請了當時有名的生產力顧問艾維利 (Ivy Lee),來跟公司的人開會。

艾維利本身也是一名成功的商人,艾維利要求跟每位公司的高管做 15 分鐘的會談,而且當下不索取費用,只建議施瓦布檢視接下來三個月的成效。如果方法有效,再給艾維利一張支票,給這個方法兌現一個適當的費用。

之後三個月,公司的執行團隊按照艾維利提供的方法執行,施瓦布對工作進展感到很滿意,最後就給了艾維利一張價值 $25,000 美元的支票。

1918 年 $25,000 的支票,相當於 2015 年 400,000 的支票。

Ivy Lee
Ivy Lee

艾維利時間管理法

# 5 個詳細步驟

  1. 1. 在每個工作日結束之後,寫下 6 項你明天最需要完成的事情或任務,別寫超過 6 項。
  2. 2. 按照他們的重要性,以數字排列它們的順序,寫出優先列表。
  3. 3. 明天的時候,優先完成第 1 個任務,直到第 1 個任務完成,再進行第 2 個任務。
  4. 4. 用相同的方式處理其他任務。一天結束之後,將當天未完成的任務移至隔天的 6 項任務列表當中。
  5. 5. 每個工作日都重複上面 4 個步驟。

# 英文版

  1. 1.At the end of each work day, write down the six most important things you need to accomplish tomorrow. Do not write down more than six tasks.
  2. 2.Prioritize those six items in order of their true importance.
  3. 3.When you arrive tomorrow, concentrate only on the first task. Work until the first task is finished before moving on to the second task.
  4. 4.Approach the rest of your list in the same fashion. At the end of the day, move any unfinished items to a new list of six tasks for the following day.
  5. 5.Repeat this process every working day.


任務的劃分與優先順序

按照重要、緊急程度,優先程度可劃分成四個類型,並依順序處理它們。

  • 1. 緊急、重要
  • 2. 緊急、不重要
  • 3. 不緊急、重要
  • 4. 不緊急、不重要
the ivy lee methods priority order


為什麼有效?

原子習慣》的作者 James Clear 有探討到,艾維利時間管理法為什麼這麼有效,有下面 4 個因素:

  • It’s simple enough to actually work.
  • It forces you to make tough decisions.
  • It removes the friction of starting.
  • It requires you to single-task.

正因為這個方式足夠簡單,讓我們實際執行的時候,會更容易進行,更容易完成。
事情太過於複雜,會讓我們執行起來相當不容易,可能一開始就會打退堂鼓。

另外一方面,不一定 6 項任務都要完成,你也可以只完成 5 項任務,關鍵是要按優先順序去完成它,只要一個一個來,好好地完成前幾項重要的事情,其實就已經達成你的目標了。約束力可以使你更好。

「萬事起頭難」,其實很多事情剛起步都是比較困難的,可是當你漸漸上了軌道之後,都會比較順暢一些。如果今天就寫好了明天應該做什麼,那明天一早就知道先做什麼任務,不用再花時間思考要做什麼,執行起來特別有效率!

而最後一點是,許多世界上成功的專業人士,都有一項特質,就是他們特別「專注」!如果注意力太分散,時間切割太細,拿去做很多不同的事情,那他們在單一領域肯定是很難有所成就的。

巴菲特的〈25-5 Rule〉裡其實也有差不多的概念。

延伸閱讀:巴菲特的目標管理【5 / 25 法則】居然可以用刪去法來規劃目標?!

資料參考:jamesclear.com


結語

很多人之所以可以有效快速地完成工作,因為他們掌握了自己工作的技巧,以及對於時間跟目標的管理,你會發現許多成功的人士,面對事業及工作的態度,他們都會有相似之處,也都擁有過人的自律意識,只有對自己嚴格一些,時間才會為你帶來更多的回饋!

我們不一定要做到盡善盡美,但是做好最基本的自律,可以幫助你在工作或事業有更上一層的成就。


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18 Comments

  1. 優先做對自己重要的事情真的很重要阿,之前有上過一個管理時間的課程,就有叫我們安排時間優先放大石頭下去最後再放小石頭,這樣在時間的安排上會更有效率,但有時候我們要克服的大概是明明知道但是情緒不想要我們做 哈哈哈

  2. 以前不懂時間管理,總是做緊急但不重要的事居多,現在了解該調整自己時間上的分配,另外,艾維利實際管理法真的蠻簡單易執行,把它列為我管理方法之一,希望做事越來越有效率呢!

  3. 許多世界上成功的專業人士,都有一項特質,就是他們特別「專注」!這一句話真的超級有感!其實我之前也有試著每天寫三件事情重要的先做,但是常常都會習慣跳過,我發現我是有想把困難事情拖延的習性…..今天看完這篇文章!重燃我再拾起這個習慣,今晚就來寫下明天的必辦6件事情,感恩分享^^

    Alice

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