【番茄工作法】是什麼?25 分鐘讓你邁向專注的高效人生

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「時間」一直都是人生當中的一個重要課題,但因為生活當中的事情太多,這些事情一直都在分散我們的注意力,導致我們能專注的機會越來越少,而想要成功,往往離不開高度的專注力。

近年來,就出現了一種適合時間管理的好工具:「番茄工作法」,利用切割工作時間的方式,訓練我們的專注力,並有效提高我們的工作效率!

創始人及由來

法蘭西斯科.西里洛 (Francesco Cirillo) 在 1980 年代創造出「番茄鐘工作法」 ,原文為 Pomodoro Technique,Pomodoro 在義大利文中為「番茄」的意思。

當時的他為了要準備考試,需要念完三本書,但因為環境干擾因素太多,以至於讓他很容易分心,遲遲無法好好念書。

不過,他無意間發現到廚房裡有一個「番茄鐘計時器」,他透過使用這個番茄鐘,讓心情平靜不少,並提高了許多專注力,好好專心看書,得以讓他通過考試。

他在想,為什麼這個番茄鐘會這麼有效?有沒有一個合適的設定時間?每個番茄鐘之間需要間隔多久?一天可以有多少個番茄鐘時段?

後來,他也把這套時間管理法傳授給別人,並且把這個番茄工作法系統化,經過多次的實驗與驗證,他得到的結論是,工作 25 分鐘,間隔 5 分鐘,是最理想、效率較高的一種方式。

現在也有很多認會把「番茄鐘工作法」這套時間管理法,簡稱為「番茄工作法」,所以接下來都會使用這個簡稱。

想了解更多關於作者,可以到他的 LinkedinTwitter


五個階段

番茄工作法,簡單來說可分為五個階段:計劃、追蹤、記錄、分析與可視化。

  • 1. 計劃:計劃一天內要做的事
  • 2. 追蹤:收集行動的相關數據
  • 3. 記錄:將整天收集下來的數據記錄歸檔
  • 4. 分析:將每次的數據分析並轉化成資訊
  • 5. 可視化:透過資訊可視化,進行調整改善


具體步驟

Step 1 設定任務

預先設定好你想要完成的事情或是任務,無論大事或小事,可以用「清單」的方式條列出來。


Step 2 設定番茄鐘

設定你的番茄鐘,也就是你的工作時間,通常為 25 分鐘,除了傳統的番茄鐘,你也可以使用 APP 或是任何一種計時器。另外,計算一下你的每個任務,需要花費多少個番茄鐘。


Step 3 專注做事

一旦開始工作或是執行任務時,想辦法不被干擾,全神貫注,直到完成你的工作


Step 4 做記號

25 分鐘過去之後,不管你的工作有沒有完成,都先暫停一下,並且在任務清單上「做個記號」
例如:打勾、劃線、畫個番茄。


Step 5 短暫休息

做完記號就可以休息個 5 分鐘,這短短的 5 分鐘,可以進行一些輕鬆的活動,只要跟工作無關的都可以。
例如:上廁所、喝水、身體伸展、起身走一走…等等。


Step 6 休息 15-30 分鐘

上述 1 ~ 5 的步驟【25 min 番茄鐘+ 5 min 休息】為一個小循環,每次短暫休息 5 分鐘之後,繼續進行下一個番茄鐘,通常連續 4 個番茄鐘,也差不多兩小時過去了,就可以讓自己休息比較長的時間,大約為 15 ~ 30 分鐘。


總結一下六個步驟

  • 1. 設定任務清單
  • 2. 設定番茄鐘 25分鐘,每個任務要幾個番茄鐘
  • 3. 開始工作,直到 25 分鐘番茄鐘響起
  • 4. 在清單上做個記號
  • 5. 休息 5 分鐘
  • 6. 連續 4 個番茄鐘之後,休息 30 分鐘

(關於第一個步驟:任務清單設定&任務優先順序,建議你可以參考《艾維利時間管理法》這篇文章)


番茄工作法示意圖


番茄工作法的小技巧

1. 專注工作時,如果中途有想到其他事情想做,可以盡量先寫在便利貼或紙上,等到休息時間再去做,別讓番茄鐘中斷了。

2. 多個小型任務可以合併在同一個番茄鐘內。

3. 大型任務記得計算好需要幾個番茄鐘。

4. 類似的任務可以擺在一起。
例如:在同個空間內的任務 (可以減少移動時間),或是幾個用電腦來完成的工作。

5. 五分鐘休息時間,做輕鬆的事情就好,別做太費神的事情,另外,上社交媒體也會讓你不容易回到工作狀態。
例如:講重要的電話、寫電子郵件、滑臉書、滑 IG。

6. 工作時間的 25 分鐘內,不只可以做工作的內容,也可以花一點點的時間,對工作內容進行複習跟總結。

7. 可以比較看看使用「番茄工作法」的前後差異,看看是否有更專注,或是提升了多少的工作效率。

8. 一般來說,一個番茄鐘就是 25 分鐘,沒有半個或是1/4個番茄鐘,不打斷、不分割。


彈性調整

「番茄鐘時間」:雖然每個番茄鐘為 25 分鐘,但這只是大多數人比較適合的時間段,如果你發現你的專注時間比別人長一些,那你可以調整一個番茄鐘的時間為 30、35、40 分鐘,也是可以的。

「休息時間」:休息時間也是一樣,像是有人也會設定 3 分鐘的短暫休息時間,或是半小時的大休息時間調整為 15 分鐘,只要你覺得較短的休息時間,也可以讓下個番茄鐘更專注就好。



番茄工作法表格範例

番茄工作法 表格範例
番茄工作法簡易範例表格

原理及優點

「番茄工作法」會有效的關鍵,主要有幾個因素。

專注力方面,番茄工作法的工作時間不長,只需要短短的 25 分鐘,這讓我們可以更容易訓練專注力。因為只要工作時間一拉長,往往不容易專注。(成人的專注時間約為 30 ~ 45 分鐘)

在清單方面,番茄工作法要求你列出任務清單,用「視覺化」的方式,提醒你要做的事情,也更方便你釐清任務內容跟順序。

在目標方面,我們每個設定的目標任務,都有其時間期限,因此在工作中,也容易讓我們有目標地保持自律,盡力在時間內完成任務,減少拖延習性。

在休息方面,人跟機器一樣,需要適當的休息時間,因為就算是機器,運轉久了肯定需要停機保養,人更不用說了,長時間的精神消耗,通常只會帶來反效果,每個番茄鐘之間短暫的休息空檔,就是讓我們的大腦能有效的放鬆,讓下一個工作階段更有效地執行。

在紀錄方面,每次完成的工作,也代表完成了一個番茄鐘,讓你可以在任務清單上做紀錄,每個紀錄都可以獲得一次「成就感」,並且這些記錄下來的數據,累積起來,也可以看見自己的成長,哪裡還有缺點,並且用於日後的數據分析跟自我改進。

在時間方面,番茄工作法教我們切割時間,為每件任務設定番茄鐘數量,也就是一種「時間顆粒」的概念,當你能有效分配番茄鐘數量,因而讓你好好完成工作,代表你對時間顆粒度的掌握是好的,你會有效分配你的時間。(許多高效工作者的時間顆粒度約 30 ~ 60 分鐘)


番茄工作法適合哪些人?

  • 1. 不夠自律、容易拖延的人
  • 2. 不夠專注效率不好的人
  • 3. 不懂休息的人
    4. 容易受干擾而影響工作的人

上述所提到的這些人,通常都會有一兩個是重疊到的,打個比方,如果你工作效率不太好,有可能也是因為做事習慣拖延 (拖延症),工作的時候不夠專注,雖然工作有完成,但是效率很低,需要花比較長的時間。

工作上習慣拖延,那就可能感受的到,你白天工作會累積很多事情,到下班才發現一堆事情沒做完,又得加班趕工。

念書時,明明想要今天念完 5 個章節,結果東摸摸西摸摸,晚上才發現只讀了 3 個章節,不能按照規劃走,最後要讀的東西只會越來越多,讀都讀不完。

而不懂得休息,你也會慢慢失去專注力,畢竟人的專注時間是有限的,而失去專注力也將導致你工作效率下降。


書籍推薦

間歇高效率的番茄工作法

這本書的原文作者,就是番茄工作法的創始人 Francesco Cirillo。

他在 2006 年的時候,將番茄工作法寫成書,並且自費出版,截至2013年,電子書下載次數已經超過200萬次,改善世界上數百萬人的工作效率,受到國際媒體、時間管理大師、頂尖人士引用。

這本書在台灣也被各個領域的優秀人物所推薦,包括:
# Mr. Market市場先生|財經作家
# Ryan Wu 吳冠宏|社群行銷教練
# 張忘形|溝通表達培訓師
# 劉軒|知名作家、心理導師
# 閱部客|知名 YouTuber
# 蘇書平|「為你而讀」執行長

書中有提到更多的細節:
『如何應對外部的干擾與打斷?』
『如何把番茄工作法應用在團隊工作當中?』
『一天可以做幾輪番茄鐘最有效率?』


番茄鐘 APP

近幾年來,隨著手機應用程式技術成熟,許多團隊也開發出了「番茄鐘 APP」,可以取代掉傳統式的番茄鐘計時器,而且透過記錄自己的專注時間,可以追蹤自己的數據,並且分析許多無法專注的原因,以及被干擾的狀況,能有效改善自己的專注習慣。

而這些 APP 當中,除了可以設定番茄鐘之外,還可以播放白噪音的背景音樂,或是找朋友一起來種樹,互相督促,訓練專注力,各種功能的 APP,一定可以找的一款適合自己的 APP。

比較著名的番茄鐘 APP 有:《Forest:專注森林》《潮汐》《小番茄》《Flat Tomato》等等。其中專注森林更是風靡全球,過去幾年來榮登各國 APP 榜單,拿下許多 APP 獎項,並且擁有了千萬級別的下載量,可以說是台灣之光!

延伸閱讀:精選 6 款【番茄鐘 APP】推薦,台灣原創的 APP 風靡全球!


名人也愛用

理科太太

擁有百萬訂閱者的 YouTuber 「理科太太」,先後有兩支 YouTube 影片,都有提到番茄工作法,是她愛用的工作方式之一。

她有提到幾個小技巧,一個就是不要在心裡抓時間,因為這也是屬於分心的一部份,會以想到你的工作效率。
另一個是做完事情之後,可以給自己一個獎賞。


唐鳳

2020 年,台灣政務委員唐鳳,被國內外爭相報導的「台灣天才 IT 大臣」,是讓「番茄工作法」再度火紅的人物之一,最近因為製作口罩地圖,並且在短短的 12 天就推出,驚人的啟動效率,引發各界的關注!

他 20 年來為了要維持遠距工作上的效率,需要使用「番茄鐘」,也就是番茄工作法,讓他得以保持專心,並且分享了如何處理任何會打斷他工作的干擾,如何好好利用短短的 5 分鐘休息時間。


結語

番茄工作法真的是近幾年非常火紅的一種時間管理方式,因為現代人非常忙碌,加上網路資訊爆發,社群媒體的流行,讓我們的注意力過於分散,工作時,難免有許多事情打亂你的工作步調。

雖然我們無法長時間專注,但是要求自己有短時間的自制力,應該是不難的,只要稍微練習一下,相信你也很快能適應這種番茄工作模式,讓自己的工作效率提高,如果還是不太行的話,建議還是買上面提到的推薦書籍《番茄工作法》,閱讀看看,裡面應該會有你想要的技巧或答案。

封面圖片來源:Marco Verch|flickr
資料參考:維基百科、Francescocirillo.comFrancesco Cirillo

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